1. Raccogliere i dati prima di cominciare
Un itinerario fatto bene parte da poche informazioni precise: dove e quando, chi viaggia, che ritmo vuole il gruppo e che budget ha in mente. Aggiungete subito quello che è già deciso: voli, hotel, biglietti e ristoranti prenotati. Sono i punti fissi attorno ai quali si organizza il resto.
Con i bambini, l'età cambia molto le attività da proporre. Non servono nomi né documenti: per il piano sono dati inutili.
2. Organizzare la giornata
Una giornata che funziona ha pochi punti forti e dei margini. Qualche regola che aiuta:
- Mettete prima le tappe con orario fisso (prenotazioni, visite con ingresso a fasce) e disponete le altre attorno.
- Non più di due o tre tappe importanti al giorno, più un pasto e una pausa.
- Tenete vicine le tappe della stessa zona, per non attraversare la città due volte.
- Dopo un volo o un lungo spostamento, il primo giorno deve essere leggero.
3. Cosa scrivere sugli spostamenti
È la parte che più spesso manca negli itinerari, ed è quella che il cliente userà di più sul posto. Per ogni spostamento indicate:
- il mezzo e il tempo (per esempio «a piedi, 20 minuti»);
- se si va in metro, le linee e le fermate di salita e di discesa, e come si paga;
- cosa fare se il percorso a piedi è lungo o sale: un'alternativa, anche un taxi;
- l'avvertenza di controllare linee e tempi sull'app del trasporto locale, perché possono cambiare.
4. Controllare orari e aperture per la data del viaggio
Gli orari di un sito sono spesso quelli dell'anno prima, oppure cambiano nei giorni festivi. Per ogni tappa controllate i giorni e gli orari alla data del viaggio, le chiusure, l'obbligo di prenotazione e l'ultimo ingresso. Quello che non riuscite a confermare segnatelo come da verificare, con gli ultimi orari noti: il cliente sa dove guardare e non resta a una porta chiusa.
5. Una mappa per ogni giornata
Una mappa del giorno con le tappe numerate, nell'ordine in cui si fanno, fa capire a colpo d'occhio se la giornata è equilibrata. Se uno spostamento è molto più lungo degli altri, è il segnale per spostare una tappa. I numeri sulla mappa devono corrispondere a quelli dell'elenco.
6. Documenti e riepilogo
Nell'itinerario va anche quello che serve quando qualcosa non va: il numero da chiamare in emergenza, l'assicurazione, i voucher e le prenotazioni. Per i viaggi fuori dall'Unione europea ricordate visti o autorizzazioni in base alla cittadinanza, ad esempio l'ESTA per gli Stati Uniti.
7. Rileggere prima di consegnare
Un nome sbagliato o un orario invertito sono gli errori che il cliente nota per primi. Rileggete l'itinerario come lo leggerebbe lui, dal telefono, in piedi davanti a un ingresso.
La lista da stampare
Qui sotto la lista di controllo in una pagina: si stampa o si salva in PDF.
Itinerario per il cliente: lista di controllo
Se preferite non farlo a mano
Nope Travel prepara il piano con mappe, orari controllati e indicazioni sugli spostamenti, a partire da un viaggio vero che avete in agenda. Lo rivedete voi prima di consegnarlo. Vedete come è fatto nella pagina di esempio.